Política de Tratamiento de Datos Personales

Es interés nuestro la salvaguarda de su información y Datos Personales obtenidos a través de los medios dispuestos por nosotros, por ello lo invitamos a conocer en detalle nuestra POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

Base legas y ámbito de aplicación

La Política de Tratamiento de Datos Personales se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 y artículo 11 del Decreto 886 de 2014 — hoy contenidos en los artículos  2.2.2.25.3.1 y 2.2.2.26.2.7 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la ley anterior.

Este protocolo aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LEGAL SEGURA S.A.S., cuya sigla es “NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA”. En el desarrollo de sus actividades ha diseñado la presente Política, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares de información personal.

Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA.

Alcance

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. En el desarrollo de sus actividades ha diseñado la presente Política, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia con el fin de garantizar el derecho al Habeas Data de los Titulares de información personal.

Obligaciones

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, por la cual se regirán todas las áreas de la asociación y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos personales suministrados a NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.

Definiciones establecidas en el artículo 3 de la lepd y el artículo 3 del decreto 1377 de 2013, ahora el artículo 2.2.2.25.1.3 del decreto 1074 de 2015

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

—Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

—Datos de naturaleza pública.

—Casos de urgencia médica o sanitaria.

—Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

—Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Responsable del tratamiento

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA somos los RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES recolectados por nosotros y daremos protección a estos registros en nuestras bases de datos según lo dispuesto por la Ley y las presentes políticas. Nuestros datos de contacto son los siguientes:

  • Razón Social : LEGAL SEGURA S.A.S
  • Sigla : “NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA”
  • NIT : 901474747-5
  • Dirección postal : CALLE 31 # 13 A -51 LOCAL 10,EDIFICIO PANORAMA BOGOTÁ
  • Dirección electrónica : tratamientodedatos@notificacionelectronica.com
  • Página Web : www.legalsegura.com
  • Teléfonos : (601) 2499219  – 3155050906

Tratamiento y finalidad de las bases de datos

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

El tratamiento que realizará NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA con los datos personales y datos sensibles será la contenida en la siguiente tabla (Tabla I).

tabla bases de datos y finalidades

tabla bases de datos y finalidades

El Tratamiento que se da a los Datos Personales de las personas que los entregan libremente en un proceso de selección laboral con NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA serán los mismos aplicados con los estándares de la base de datos de EMPLEADOS hasta que dure el proceso de selección. Agotado éste trámite de selección se almacenarán los datos de quienes no fueron seleccionados por un término no mayor de 90 días hábiles para eventuales necesidades de requerimiento de personal. Pasado éste término NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, procederá a eliminar definitivamente toda información y sin dejar alguna evidencia de su existencia de acuerdo a lo determinado en los procesos de NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA.

Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y al artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, ahora el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA ponga a disposición de éste.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Atención a los titulares de los datos

El Encargado del Tratamiento dentro de NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, será el responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos:

—Encargado del Tratamiento : Magda Patricia Barrera Hernández  

—Cédula de ciudadanía : 52.489.434 de Bogotá

—Dirección postal : CALLE 31 # 13 A -51 LOCAL 10,EDIFICIO PANORAMA, BOGOTÁ

—Teléfono : 3155050906

—Dirección electrónica : tratamientodedatos@notificacionelectronica.com

Procedimientos para ejercer los derechos por el titular

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA presenta los procedimientos y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

1 Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, ahora artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

—Al menos una vez cada mes calendario.

—Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

 

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a:

Responsable del Tratamiento : LEGAL SEGURA S.A.S. “NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA”

Asunto : Ejercicio del derecho de acceso o consulta

Dirección postal : CALLE 31 # 13 A -51 LOCAL 10,EDIFICIO PANORAMA, BOGOTÁ

Correo electrónico : tratamientodedatos@notificacionelectronica.com

La solicitud deberá contener la siguiente información:

—Nombre completo y apellidos del Titular.

—Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

—Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la petición con una breve descripción del derecho que desea ejercer (acceso o consulta).

—Datos de contacto, dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

—Documentos acreditativos de la solicitud cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

—Visualización en pantalla.

—Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

—Tele copia.

—Correo electrónico u otro medio electrónico.

—Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA.

Una vez recibida la solicitud, NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, resolverá la petición de consulta  en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la LEPD y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular o causahabiente al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de sus derechos, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

2 Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a:

Responsable del Tratamiento : LEGAL SEGURA S.A.S. “NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA”

Asunto : Ejercicio del derecho de acceso o consulta

Dirección postal : CALLE 31 # 13 A -51 LOCAL 10, EDIFICIO PANORAMA, BOGOTÁ

Correo electrónico : tratamientodedatos@notificacionelectronica.com

 

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

—Nombre completo y apellidos del Titular.

—Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

— Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (queja o reclamo).

— Datos de contacto, dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

—Documentos acreditativos de la solicitud cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, resolverá la petición de consulta  en un plazo máximo de  quince (15) días hábiles contados a partir  del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la LEPD y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular o causahabiente al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de sus derechos, podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Medidas de seguridad

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).

Tabla II
Tabla III
Tabla IV
Tabla V

Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

—Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

—Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

—Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

—Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

—Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

—Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.                     

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.”

Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del día 25 de julio de 2022.